30个亲历故事,机关秘书手把手教你办会要诀!

摘要: 会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一侥幸,就有可能出现难以挽回的差错和失误。

11-10 05:41 首页 阿拉善盟共青团


来源|共青团中央

办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一侥幸,就有可能出现难以挽回的差错和失误。



这样的故事,凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助入行不久的人尽快掌握办会的本领,我们选取了一些亲历的会议服务故事,以期对读者朋友有所启发。


1

会场布置




1. 让会场布置“活”起来


去年,我负责某次讨论会的会场布置。布置好会场后,我请主任来检查。


初步检查后,主任问:“座位是按什么原则安排的?”我信心满满地回答道:“根据之前会议要求,按‘先定中间,再定左右’的顺序,主宾依次排在主桌中间,其他代表按选区和职务一左一右依次排列。”


“这样不行,”主任说,会场布置不能简单凭经验,要看会议内容和目的。就说座位排列,第一,这次讨论会和一般会议不同,与会人员都是党代表,身份是一样的,不存在职务的高低。第二,讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。想讨论得好,至少要确保主桌上各类代表分布均衡,涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。你再想想,重新调整下。”


我这才意识到有些情况还真是没有认真考虑。再看会场,主桌上明显缺少农业、教育、卫生等行业代表,分布确实不合理,而且会场中仅主桌有话筒,未在主桌就座的代表发言很不方便。 



回到办公室,我将座次重新排列。


第一,主桌上优先安排身份重叠的代表,如既是女性又是教育卫生系统的代表,确保各领域代表在主桌有限的人数中尽量实现均衡分布。


第二,涉及重点工作、重要行业的代表,如无法安排在主桌,尽量安排在后排靠中间位置。


第三,准备四个无线话筒,分置在后排座位两端,保障未在主桌就座代表的发言。


最后,我将会场实际安排情况制作成参会人员座位表,标明代表姓名,与代表基本信息表一同打印出来,以便参会人员信息一目了然。


精心布置后,第二次的会场布置顺利通过了主任的检查。由此可见,会场布置绝非简单机械的重复性工作,做到因需而变、因事而变,方能让会场布置“活”起来,为会议的顺利进行打好基础,提供保障。




2. 会场温度控制的“学问”


在一次大型会议召开当天,我提前一小时到达会场,早早把会场空调打开,调至25摄氏度,就去忙其他工作了。出人意料的是,会议开始后不久,会场温度忽然升高。台下的代表们热得纷纷拿起桌上的会议材料当扇子扇起风来。


我非常纳闷:明明提前一个小时就开了空调,怎么还这么热?为了保持会场的舒适度,我赶紧降温,把空调温度调至18摄氏度。结果没多久,会场温度过低,一些代表开始打喷嚏。三个半小时的大会结束后,忽冷忽热的室温让不少代表颇有微词。我听到有代表打趣道:“今天会场空调应该是犯了疟疾,咱们是‘热时节热得在蒸笼里坐,冷时节冷得在冰凌上卧’,哈哈哈??”我感到很难为情。


会后,我向有经验的同事请教,方才明白会场温度控制还真是有大学问呢!会场越大,温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互,会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后,会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些,这样随着室内人数增多,室温会增高,从偏低变成相对适宜。


这件事给我好好上了一课,会务工作的学问真是一辈子也学不完,开空调这样看似简单的事,里面也有门道呢。



3. 会场灯光检查少不得


某大型会议开始前几天,我们开碰头会,各自汇报会议的筹备情况。我汇报完到会议现场踩点的情况后,处里老同志提醒:灯光检查了吗?我心想:那个会场经常用,还有什么可检查的?不过作为会前筹备的必要流程,还是不能大意。于是,我叫上摄像师一起去会场。打开灯,摄像机开机,我坐到主席台上,试拍了一阵。


这一拍可真发现问题了,灯光效果非常不理想。主席台头顶上的灯光打在我的头顶上,拍摄的画面变成了“阴阳脸”。如果用摄像机自带的灯补光,光线直接打在脸上,不仅热得难受,连面前的文件材料都看不清了。


以前这个礼堂开过无数次会,从来没遇到过这个问题,这次是怎么了?我马上向礼堂工作人员了解情况,终于弄清了原因。原来前不久,礼堂主席台的灯改为了LED灯。我马上向领导汇报,协调后勤部门同志解决了这个问题。这件事给我留下了很深的印象,提醒我办会不能“想当然”,按照程序要检查的,一个都不能少。



4. 差点出事的会标


办会多年,给我印象最深的是那次县里召开的人代会,我负责会标的布置。


前一晚忙到深夜,会场一切都安排妥当,我去值班室睡了一觉。第二天一早到会场时,我吓了一跳:会标上“届”字下面“由”的边缘已经卷起,仔细查看后发现,原来是暖风惹的祸。这个会场比较大,天气又冷,需要提前几个小时开空调,有一个暖风出风口正好对着“届”字下方,把胶吹化了。为防止胶再次被吹化,我们赶紧把会标上所有字全部用大头针别住。


虽然会议顺利进行,但大家还是心有余悸。如果发现不及时,在会议进行时会标上的字掉落,电视台还现场直播,那后果真是不堪设想。



5. 导引牌里的“玄机”


在会场周围,我们经常会摆放导引牌,为参会代表指引会场的位置。制作和摆放导引牌,要注意检查字体、箭头是否清晰,摆放的位置是否合适,一般这项工作由会场的有关部门来负责。但是不是有人负责就可以不管了呢?实践告诉我们并不是,导引牌事先一定要检查。


在一次办会工作中,我就发现了小导引牌里的“大问题”。这次会议在我市的礼堂召开,在办会的前一天,这个礼堂刚刚承办了一场大型文艺汇演。在制作导引牌时,礼堂方面准备不周,缺少大小合适的纸张,就拿文艺汇演主办方剩下的纸张充数。我在检查时发现,粗看也没什么问题,可凑近仔细一看,最底端居然印着一排文艺汇演赞助商的公司标识。虽然公司标识图案小,不注意根本看不出来,但机关的会议不同于商业演出,哪来的“赞助商”?这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗?于是我立即找到符合规范的纸张,协调重新制作导引牌。



6. 没有保密柜怎么办


省委领导要到基层召开会议,我随行服务。其中有一个会议内容涉密,与会人员不允许携带任何电子通信设备。会前,基层同志告诉我,条件有限,当地无法提供保密柜,而如果从市里运来时间又来不及。这可把我给急坏了,会议就要开始了,我怎么就没有早作安排啊!


正当我不知所措之时,当地的办公室主任给我提供了一个土办法——将与会人员的手机分别装到信封中,用订书机封口并写上名字,然后交给工作人员统一保管和清点,散会后再取回。这样,没有保密柜的问题顺利解决了。


我也提醒自己,以后办会必须将每一个细节都考虑到,遇到问题多思考、多请教,提高工作应变能力。



7. 会上耗材要备足


某年,我参加市两会的组织筹备工作。那年的市两会结束当日加了两个会,后面两个会的议程和名单都要在会上准备,打印量比较大,最后打印需要摆放的出席人员名单时我发现——打印机没有墨了。我摇晃摇晃墨盒,试着又打了几页,可是纸上的墨色还是明显淡了。我一下子急出了一身冷汗:我们没有备用的墨盒。当时我们使用的那台电脑没有刻录功能,现场也没有备用的墨盒。因为是保密电脑,也不能使用移动存储设备。


我们急得满头大汗——这时已是中午,下午三点就要开会,需要打印的量还不少。这时,我只好求助同事,同事急忙送来墨盒,才没有耽误。我也不禁后怕:如果更晚一些发现没墨,来不及应变,肯定会惹出大麻烦。


后来我总结,在外开会,自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备,各类风险依然存在,例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足,确保万无一失。



8. 会场文具赢赞许


一天,同事收到一个快递,是一款多格文具盒,简单的黑色盒子,打开后可以分隔摆放多种文具,是同事给上学的孩子买的。收者无心,看者有意,我也赶紧买了这种盒子。因为服务常委会会议、书记专题会时间久了,我发现这种带有研究、审议性质的会,领导往往需要审阅签批许多文件。过去,会场桌上摆的是“老四样”:座签、话筒、笔筒、记事本。发现审阅文件不便的问题后,我设想在翻阅时加上湿手器,签批时提供各类笔,整理时备好曲别针、长尾夹、订书机。可这一堆东西放上会议桌,杂乱无章,会议桌岂不是变成办公桌了?一拿到文具盒,我就迫不及待把有关文具全部放进去,再把文具盒放进桌斗侧边,需要时再拿出来,问题迎刃而解。之后的会上,桌面非常整洁,领导签批文件也相当方便。



我们处还有几个黑色的大公文包,上面还系着号码牌以便区分。包里装得满满当当的,打开一看,分门别类、整整齐齐:订书机和订书钉、一盒黑色签字笔、一把削好的铅笔、一本稿纸、一摞打印纸、一沓便笺纸,还有信封、回形针、印泥、橡皮、胶水、尺子??各种文具应有尽有,还有内部电话本放在夹层里。这就是我们的会议文具包——谁负责会议现场的服务工作,谁就拎上它去会场。几年来,会议文具包立功不少,特别是去外面的会场开会,更是经常派上用场,再也没有发生过会议现场缺东西需要临时去找的情况。


开会时,有关文具的问题看似小事,可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑,还是有许多文章可做的。



2

人员组织




9. 提前十分钟还不够



一次,我们筹备一次全市性大会,参会者近千人。我作为会务组一员,负责起草会议通知。大会是上午8点开始,我按照惯例,在通知里写明“请参会人员7:50提前到达”。


到了大会当天,会务组的同志早早来到会场,一切准备就绪。可是眼看快到7点50分了,参会人员还有很多没有到场。


这时我发现,这次会议在会场大门外设置了安检仪,参会人员需要一一通过安检,这就大大增加了入场时间。可是我之前起草会议通知的时候,根本没有把这个时间计算进去。眼看会议就要开始了,会场门外还排着长长的队伍,我听到大家议论纷纷:“怎么还有安检啊,来不及了吧?”我急得如热锅上的蚂蚁,但又无计可施,安检是必需的环节,不能省略。即便加快速度,也不可能在8点前全部安检完毕。


我进会场看了看,主宾已在主席台就座,可是台下依然乱哄哄的,参会人员或站或坐,门口还不断有人急匆匆走进来,左右张望着找位子。到了8点10分,大家才差不多就座完毕,会场渐渐安静下来,大会主持人方宣布会议开始??


事后我总结,筹备会议一定要考虑到每个环节,像通知几点到达这样的事,也要把各种可能的时间都计算在内,打足提前量。



10. 一场混乱的握手


在办公室工作多年,我参与筹备过数不清的会议,在新来的年轻同志眼里,算得上一个“老会务”了。最近单位来了新书记,我负责筹备全体干部大会。这类会议我组织过多次,自然是轻车熟路,筹备工作进行得有条不紊,心里还想着,这次一定要给新书记留下一个好印象。


结果在开会当天,新书记进场后,没有像历任书记那样直接走上主席台,而是绕到台下,打算与参会的同志们握手寒暄。我事先完全没有考虑到还有握手这个环节,所以也没有提前组织。结果坐在前排的同志一拥而上,把书记团团围住,都向前伸出手去,后排的同志也想离开座位走上前来。书记想走到各排依次与大家握手,但座位前后挨得很近,无法通行。同志们只好侧着身子进进出出,不时伴随着挪动椅子的摩擦声,原本井然有序的会场瞬间乱成一团。


我站在会场一角,想要补救又束手无策,那种难熬的滋味至今难忘。这次失误让我明白,“老会务”的“老经验”有时未必管用,一个环节考虑不到,就会给会议整体效果造成影响。



11. 只有西装才是正装吗


去年,我市举办建市30周年纪念大会,涉及各个单位各个行业的代表近千人。我负责下发会议通知,大概发了快十个单位的时候,接到一个电话,电话那头问:“你好,我们接到通知,让穿正装。请问我可以穿自己的民族服装吗?”我回答说:“大会规定要穿正装,估计您不能??”正说到这儿,旁边的主任赶紧打断了我,让我先不要回答。我急忙告诉对方,稍后再答复。


放下电话后,主任说:“我们在通知里,只是简单地说让大家穿正装。而少数民族的同志认为出席正式庄重的场合,应该穿体现民族特色的民族服装。而且这次纪念大会,各行各业的代表都会出席,如果真的全部穿西装来,效果就一定好吗?”我这才恍然大悟。主任召集会务组的同志们碰了个头,大家经过讨论,一致觉得,如果不同行业的同志,穿着代表各自身份的服装出席,效果应该更好。我们把这次讨论的结果汇报了领导,领导肯定了我们的想法。我马上修改了会议通知,之前已经通知过的单位,也一一打电话进行了更正。


到了开会当天,代表们就座完毕,我们看到会场里,军人穿着庄严的军装,工人穿着自己的工服,警察穿着笔挺的警服,还有少数民族代表身着鲜艳的民族服装??每个人都展现出各自的风采。


我事后“复盘”,办会固然有一定的模式,但更需要我们从实际情况出发,从会议效果出发灵活应变,有时候一个小小的变化,就会带来大大的不同。



12. 正装能不能换成便装


有一年五月,我省召开一次表彰大会。我负责起草会议通知,起草完后拿给处长审核,处长看后问我:“为什么要求大家穿正装?”我说:“以前开这类会议,惯例都是着正装。”处长说:“以前的惯例如此,不代表今后就必须如此呀。最近天气又闷又热,已经有30度了,如果穿正装的话太难受。你再琢磨一下,也看看其他地方怎么安排的,看穿便装合不合适?”


我想,这种大热天让大家西装革履地全副武装起来,确实不太妥当。我查找资料,参考兄弟单位的做法,又打电话和一些同行讨论,感觉可以让大家穿便装。党的十八大以来,各级会风越来越务实清新。除了党代会、人代会等需要着正装,像表彰会这样的场合是可以便装出席的。我跟处长汇报了自己的想法,经请示分管领导,会议通知便改成了着便装。


会议当天,果然又是一个大热天,我们在会场外迎接代表,穿着短袖衬衫尚且汗流浃背,如果真的让大家都穿正装,该有多热啊!在整个会议筹备中,着装只是一个小小的细节,看起来并不起眼,可就是这么一个“细枝末节”的小问题,考虑不周到也会带来不便。



13. 分错房间了吗


一次,我负责筹备一个金融会议,有二三百人的规模,该会是以会代训,住宿、交通、材料等事务繁杂。


报到时,我正在会场门口迎接代表,办公室主任心急火燎地找过来,指着会议手册问我:“怎么回事?房间怎么排的?这到底是男是女?”原来一名代表报到时拿到会议手册一看,同屋的人名字是“张小红”,就去找主任:“我是男的,怎么能安排和女同志一屋?”主任一边道歉一边来问我。我一下就懵了:这也太大意了,怎么会把男的和女的分到一个屋呢?我赶紧翻看原始的报名表,发现“张小红”后面注的是“男”,心里才略微踏实了一些。再一打电话,那头传来了一个男同志的声音,听过原委,对方也乐了,说他的名字经常会引起误会。


原来这是一场乌龙。但这个事情提醒我,会议服务工作中一定要注意到反常的、特别的事情,并记在心里,随时能够答得上来、处理得好。



14. 把发言人员服务好


省里召开某项重点工作的经验交流会,按照议程,共有八名代表上台发言。分工的时候,处长把组织发言的工作交给我负责,并交代:“其他的事情你不用操心,就把这八位发言人安排好就可以了。”


我知道处长这么说是有原因的。就在半年前的一次座谈会上,也是有几位代表要上台发言。会议过程中,一个发言人到会场外接了个电话,而按照顺序,下一个就轮到他了,结果这个电话讲了很长时间,上一位同志发言完毕回到座位上,主持人说“请××单位的张××上台和大家交流”时,他还没有回来,会场陷入令人尴尬的宁静。我们赶紧跑出去提醒,他才慌慌张张跑回会场。


这次我负责这个环节,知道大意不得,便打起十二分精神,力求万无一失。从安排发言人集中就座到排发言顺序,从告知如何衔接到提醒携带讲稿,都一一落实到位。不过到了开会时,依然发生了一个小插曲。排在第二位的发言人进场后,才发现把讲稿忘在了车里,而到停车的地方来回需要二十多分钟,再回去取很可能来不及了。我赶紧拿出预先准备好的全套发言稿,找出他的那份给他,总算解了燃眉之急。最后还不错,大家的发言很顺畅。


发言人员可谓是会议中的重点人员,如果发言准备工作出了问题,也会影响到整个会议的效果,因此,把他们安排好、服务好也是万万不可马虎的。



15. 特殊情况要重点关注


从事会务工作多年,有两次失误让我印象深刻。


一次是我事先没有询问与会人员的特殊情况,结果将一位坐轮椅的代表安排在了会场中间的座位。会议当天,看着已经就座的代表个个起身搬开座椅让位,坐在轮椅上的同志非常过意不去,连连致歉。当这位代表艰难地来到座位上就座时,主持人已经开始宣读出席者名单了。下午的会议前,大家临时决定每个人依次往里挪一个座位,把最边上的位置留给残疾人代表。


还有一次是一位年迈的老领导参加会议,并有陪护人员随行。他是在主席台就座,但我事先没有给陪护人员在前排预留座位,因此他只能坐在会场最后一排。会议进行到一半时,他感到身体不适,向陪护人员示意,但由于距离太远,陪护人员没有看清。他又坚持了许久,直到旁边的同志发现他捂着胸口脸色苍白。虽然经过一番救护,并无大碍,但也让在场的所有人都捏了一把汗。


这两次失误提醒我,一些会议有残疾人、老年人等特殊人员出席时,会前一定要充分了解情况,并在会议过程中给予重点关注,尽可能为他们提供更加周到细致的服务。



16. 抬着轮椅才进了会场


市里召开大会,各项筹备工作差不多都到位了。我又一次核对参会人员名单的时候,发现里面有几位老同志,有的已近八十,于是在名单上标注了一下,并在会务组碰头会上提出,要对这几位老同志重点照顾一下,大家都点头称是。


会议当天,我负责在门口值守。有辆面包车开到会场外,司机下来从车上搬下一个轮椅,我赶紧上前,帮着从车上扶下一位腿脚不便的老同志。可是,当我推着老同志走向会场的时候才突然发现,这是一栋有些年头的老楼了,门前没有设置残疾人通道。望着通向大门的高高的台阶,我只好让老同志先等着,自己赶紧跑到会场,叫了三个年轻男同事出来。我们四个两人一边,一齐发力,连人带轮椅抬起来,小心翼翼上了二十多级台阶,大家都累出一身汗。老同志不住地说“给你们添麻烦了”,弄得我们更不好意思。会开完后,我们四个又把老人抬下台阶。


会后我跟会场管理人员提到这个事情,才知道原来楼后设有电梯,可以直接通到会场。会议筹备过程中,我们方方面面都想到了,却还是没有想到有人坐轮椅这个可能性,这也给我们提了个醒,会务工作中,再多的预设都不为过。



17. 让代表帮助代表


在我市,一些会议有时会有少数来自基层的少数民族代表参加。但是因为条件限制,无法为普通话不好的少数民族代表都配上同声传译人员。会场里,常常会看到少数民族代表听得很吃力,一脸茫然的表情,我们心里也跟着着急。这个问题困扰了会务组很长时间。


后来有一次,在会议间隙,我们注意到一位汉族代表用流利的藏语与一位藏族代表交谈,这一下子启发了我。经请示领导同意,在下一次筹备类似会议时,我提前了解了有哪些代表同时掌握汉语和少数民族语言,在安排会议席次时,将他们和汉语不流利的少数民族代表安排在一起,也事先和他们作了沟通。同时,适当增加会议间隙的讨论时长,增加代表们沟通交流的机会,以便他们更好地理解会议精神。


新做法带来新成效,那次会议现场效果很好,气氛也很融洽,赢得了与会代表的一致好评。因为语言问题,一些少数民族代表无法融入会议氛围,这无疑会影响会议精神的贯彻落实。开动脑筋、想方设法为他们解决难题,是做好会务服务的题中应有之义。




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主席台和休息室




18. 大字号的领导讲话稿


我刚调到办公室不久,就参加了一次会议的筹备工作。领导安排我负责主席台上领导讲话稿的打印和摆放。会前,处长来检查会务工作,他走到主席台跟我确认讲话稿版本等问题,顺手拿起主席台上我刚摆放好的讲话稿:“字号怎么这么小?重新打一份,换成二号字,全文加粗。”“咱领导年纪又不大。”看到我还一脸不解地嘀咕着,处长耐心地告诉我:“领导讲话时,不可能一直盯着稿子,字小了容易看串行,眼睛也会累。所以,摆在主席台上的讲话稿,字号和行距要略大些。”我这才明白,打印一份大字号的讲话稿对工作人员来说只是举手之劳,却可以为领导提供不少便利。会议服务过程中,只有懂得与服务对象换位思考,才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。



19. “任性”的笔


一次会上,会议刚刚开始,坐在主席台最右侧的主宾突然皱了一下眉头,随即小幅度地举起了手中的笔,冲我们工作人员这边使了一个眼色。我心中一紧,难道笔出问题了?顾不上细想就带着几支备用笔迅速绕到主席台后面,来到他身边。果然,摆在面前的笔竟然不出水!


下次办会时,我们就多长了份心,凡是摆放在主席台上的笔,都挨个摘开笔帽查看、试用。


无独有偶。一次会前试笔时,我刚拔开笔帽,手就被染得一片漆黑。直液式走珠笔竟然会“喷墨”!幸亏在会前排查出来,不然“任性”笔在会上喷主席台参会者一手墨,那就尴尬了。


后来,针对防范“任性”笔,我们商量了两种解决方案:一、在主席台摆放纸笔的同志要提前试用所有的笔;二、采购铅笔并提前削好、试用,确保不断芯后才摆在主席台上。



20. 惹祸的大头针


一次会前筹备,在布置主席台桌面时,我竟遇到过一个“流血事件”。事情是这样的:为保证主席台桌面的整洁大方,会议地点所在宾馆的工作人员在桌上铺了一层蓝色毡布。由于毡布长度不够,工作人员将多块毡布用大头针连接起来。


会前检查时,我和一位同事负责检查主席台布置。我俩从主席台两侧分头检查话筒、纸笔摆放等。“啊!”突然,那位同事发出了一声惨叫。“怎么了?”我赶忙过去。其他几位在会场的同事也闻声赶到主席台。原来,这位同事试笔时,笔帽有点紧,用力一拔,胳膊因惯性碰到桌布,被没有完全隐入布中的针头刺出了血珠。我们都有些后怕,万一开会当天出现这种境况就尴尬了。


如何排除这个“安全隐患”呢?我们先是用透明胶带把连接处粘了起来,不过透明胶带无论怎么粘贴,难免有露在桌布外面的部分,影响美观,后来又改用双面胶重新粘贴。


我们不禁感叹:会议服务中隐藏的问题还真不少,必须慎之又慎、细之又细。此外,寻求解决方法时,需先提前综合考虑各方面因素,总结出一个最佳方案再动手。



21. 忘记提前报告主席台座次


一次我市召开全市经济工作会议。会议正式开始前,参会人员在休息室内进行准备。我详细介绍了会场情况和当天的一些现场变动,认为休息室的会前准备工作算是轻松圆满地完成了,就指引参会人员前往会场开会。


没想到,参会者从主席台一侧上去后,一位座位原本就在近端的参会者径直走向了主席台最远端,走过去才发现不是自己的位子,又返回来挨个找。后面有几位参会者见状也受到了影响,上台的脚步变得迟疑起来,开始停留在主席台旁寻找自己的座位,我们想上去提醒,这才发现没有安排服务人员引导,场面一时有些混乱,显得很不严肃。


这个插曲也给我们的会务工作提了醒,在重要会议的会前准备时,在休息室也要摆放主席台座次表,提前告知参会人员主席台的座次安排,或派专门的工作人员引导参会者在主席台就座,确保有序落座。



22. 少了把椅子的休息室


一次,我们区承办市里的一个会议,我负责安排会议休息室。会前,我去看了看休息室,觉得没什么问题,心里有些窃喜这次任务的轻松,不用清点材料也不用检查座签,休息室没那么多麻烦,不会有什么问题。


很快,参会者一下子都来到了休息室,寒暄落座后发现,椅子居然少摆了一把,还有一位参会者只能站着!我顿时羞得满脸通红,赶快跑到其他房间搬了一把椅子进屋。原来,休息室有一把椅子被临时搬走,服务员用后忘记将椅子放回屋了,而我又忘记在会前再次清点椅子数量??


反省这次失误,万万不能因为任务简单就掉以轻心,一定要时刻绷紧认真这根弦,反复细致检查,感觉到轻松的时候,往往就是离失误最近的时候。


23. “藏起来”的洗手间


一次局里召开座谈会,我们租用了一家宾馆的会议室。受场地限制,休息室与会议室分设在两层。我们引导参会者人员在休息室就座后,一位参会者问我洗手间在哪?我一下子懵了,支支吾吾答不上来。会前我只勘察了会议室周围的洗手间,却忘记提前去休息室踩点了。


他提出来,我们才知道休息室内没有洗手间,而我也不知道这层的洗手间在哪儿。我急忙找到宾馆的服务人员询问,才知道主楼这层的洗手间正在维修。服务人员带领我们在宾馆里兜兜转转一直走到旁边副楼,才找到洗手间。浪费了不少时间不说,由于之前没有清扫,这个洗手间卫生情况略显糟糕。


他虽然没说什么,但我觉得很不好意思。暗自提醒自己,以后再准备休息室时,一定要想好所有的细节,提前踩点熟悉,防止这种情况再次发生。



24. 一通没打成的保密电话


某次,省里召开会议,由我市承办。会上,我负责休息室的接待工作。会议中间休息时,一位邻市的领导问我,知不知道哪儿有保密电话,他有涉密事项要联络。


新礼堂刚启用不久,我并不知道这里是否安装有保密电话,只是听说过新礼堂的部分设备还没安装好,凭直觉判断应该没有,就硬着头皮告诉他,这里没有保密电话。他点点头,说那会议结束后再说吧,就继续去开会了。


这位参会人员走后,我马上联系礼堂管理人员,希望能在会议结束前找到一部保密电话机,结果管理人员说这个休息室隔壁的小会议室内就有一部保密电话。会后我反思,这个情况是因为我没有提前熟悉会场才出现的。做好会务工作,会务人员必须全面熟悉、了解会场情况,才能从容应对各种突发需求。



4

会议文稿




25. 会议通知落款怎么是去年的


元旦后,我市准备召开全市党外代表人士座谈会,承办部门起草了会议通知代拟稿,我们对通知进行了认真的修改完善,然后按部就班报批送审、排版校对。为了确保文字无误,我还特地把排好版的通知清样返回承办部门进行校对。


就这样,经过了层层修改校对,大家都以为肯定没问题了,就准备正式印制。这时,旁边一位年轻的排版工作人员问了一句:“落款年份是去年,对吗?”大家大吃一惊,定睛一看,果然,落款年份还是上一年。顿时,所有人脸色通红,被吓出了一身冷汗,直呼:“好险哪!差一点就犯下大错了!”


从那以后,在起草、校对通知等材料的时候,我们都对日期进行重点确认,尤其是在刚进入新年的一段时间里,更是加倍留意。


26. 电话号码对不对,打过才知道


今年我市召开党代会,我负责会务值班工作。会议前一天,参会人员报到、入住等都顺利结束了,我自己也在会务值班室住了下来。本想可以轻闲一会儿,谁承想,到了晚上,值班电话就一直响个不停,全是参会人员打来的,还都是询问某份材料的发放情况。可是,我自己并没有接到有关任务呀!后来才知道,当天下午报到时本该发放的一份会议材料,还需修改,就改为晚上由发文组直接发到参会人员房间。到了晚上,这份材料还没有发,于是参会人员就纷纷打电话询问。怎么会出现这种情况呢?原来是《会议须知》里发文组联系人的电话有误,大家就都打会务值班电话了。


后来我们吸取教训,在校对时,凡是留在会议材料上的电话号码都要拨通核实一遍,如果是传真,就试传一下,确保万无一失。



27. 单位职务要核准


我省举办第十二届人大六次会议,我被分配在会务组,负责整理与会人员名单。


名单做出来之后,我报给领导审阅,领导仔细看了一遍,当看到“张亮”的名字时,一脸严肃,对我说:“张亮已经不在工商局了,调到省纪委了,你怎么不认真核对呢!”我解释说,上周五给他们单位打电话核实过,对方交代我写工商局的单位和职务呀。领导说,张亮的新职务这周一省里开会研究通过的,应该写现在的单位和职务。不过他还是有点不放心,交代我向组织部门核实情况。后来经与省委组织部联系确认,张亮的新职务虽然已经上会通过,但是还没有发文,没有宣布,其单位和职务还应该按原来情况填写。


这样一来二去,虽然还是按照原来的单位职务填写,却让我学到了程序意识和严谨精神,遇到此类问题,必须请组织人事部门审核把关,确保万无一失。



28. 女同志和少数民族同胞要留意


我市召开基层干部座谈会,其间正值妇女节。


会议前一天早晨,领导把我叫到了办公室,拿着我做的参会人员名单问:“你知道这些人里面哪些是女同志吗?我市少数民族同胞比较多,你知道这个名单里面有多少人是少数民族吗?都是哪个民族的?”这一连串的发问,顿时把我给问懵了,支支吾吾也说不出个一二三来。


从领导那里出来后,我赶紧请会务组的同志都来帮忙,分组打电话一一核实对方的性别和民族情况,并在名单上标注出女性和少数民族情况,在名单下方统计出女性人数和少数民族人数。领导拿到名单后,告诉文稿组的同志,在讲话稿中加入一些祝福的话。事实证明,这样做现场效果非常好,体现出对女同胞的尊重和祝福,体现出会议代表的多样性和各民族的团结和谐。


这也提醒我,今后在做会议名单时,即使没有食宿安排的任务,名单中也尽可能标注出女性和民族情况,以便参会同志掌握更全面的信息。



29. 领导讲话稿的半页白纸


我厅年终总结大会就要召开,会上领导要做全年工作总结。处长带着我们一班人熬了好几个通宵,终于形成初稿,呈报给厅领导。反复打磨,几经修改,就在临开会前一天夜里,领导还对稿件进行了最后一次改定,并交代我誊清后明天一早带到会场。我打起十二万分精神,逐字逐句校对修改,确保万无一失。完成后,我打印了两份,并且一页一页翻着角看了一遍,发现页码是对的,欣欣然放进了公文包,就放心回家休息了。


第二天,我早早赶到会场,把报告放到主席台上,一切都很顺利。谁知,领导讲到第14页时,意外发生了。他忽然停顿了一下,来回翻了翻稿子,然后再讲语速就降了下来,没有按照稿子讲,而是接着刚才讲的问题进一步展开了论述。我听着不对劲,猛抬头,发现他正在看我,还指了指手里的稿子。我立即反应过来,心知大事不妙,心一下子跳到了嗓子眼儿,迅速把备用稿拿了出来,翻到第14页,快速往后一页一页整个翻了一遍,还好没有问题,就赶紧把备用稿拿上去。拿回他的那份讲话稿,我翻开一看,第14页上边多半页居然是空白的!事后回想,前晚在翻看核对的时候,我只是点了下面的页码对不对,并没有整页翻看稿子,谁知就是这么巧,打印机故障造成这页的上半页出现空白。

 


30. 会议纪要发送范围要准确


今年,我市召开一项重点工作部署会。会后,我第一次承担起草会议纪要的工作。经过认真记录、反复修改,终于写好了会议纪要,交给处长审核。处长核改完纪要内容,又前前后后来回翻看,并在会议纪要发送范围后面画了一个红红的大问号,旁边添上了一个单位的名称。我顿时面红耳赤,真不知如何是好。心想,如果没有及时发现,会议纪要一旦发出,漏了一个单位势必影响决定事项的贯彻落实,今后做工作一定要慎之又慎,绝对不能再出现这种低级错误。






青春在奉献中闪光


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